CÓMO SUBCONTRATAR TRABAJO SIN PERDER CALIDAD

Guía para emprendedores y negocios que están a punto de desbordarse y quieren soluciones válidas

 

Da igual el sector al que te dediques, no eres el único al que le falta tiempo para realizar todas las tareas pendientes. 

Y seguro que has pensado, “¿será la subcontratación la solución a mis males?”

Esos males, querido amigo, tienen mucho que ver con el estrés masivo con el que lidias cada día.

 

Según Michael Hyatt, coach empresarial, el 45% de los empresarios están estresados.

Pero, ¿Qué puedes hacer para reducir estrés y mejorar tu calidad de vida?

Existen miles de respuestas a esta pregunta, tantas como empresarios sobre el planeta. 

Lo que sí es cierto es que solo unos pocos están preparados para pasar al siguiente nivel: el del outsourcing o subcontratación de algunas áreas de su empresa.

Ya te contamos de qué se trata el outsourcing en este post de hace unos meses, te recuerdo que subcontratar consiste en delegar trabajo a otra persona externa a tu negocio principal.

Puedes hacerlo a través de freelancing o contratando a otra empresa para que se encargue de ciertas áreas de tu empresa mientras tu enfocas tus energías en hacer aquello que se te da mejor.

Esto es muy común para las fábricas que subcontratan procesos de fabricación en el extranjero, por ejemplo.

Ahora también para las pequeñas empresas este nuevo formato se está instaurando ahora como algo necesario.

Pero, cuando es un negocio que has empezado tú mismo desde cero y en el que has invertido todos tus esfuerzos, te surge esta pregunta: “¿cómo saber si elijo bien a la hora de externalizar? ¿No perderé calidad en el proceso?”

Claro, las personas que acaban de llegar a tu negocio no tienen la misma implicación que tú, puede que no tengan los mismos valores culturales, ni el mismo ímpetu por terminar un trabajo con la mayor calidad, ¿verdad?

 

Te propongo algo: lee la guía que te he preparado aquí debajo antes de que saques conclusiones tan rápido.

 

He sintetizado todo lo que necesitas saber sobre la subcontratación para evitar errores que te puedan dar disgustos.

Pero antes de nada…

¿CÓMO SABER SI NECESITAS OUTSOURCING?

 

No me voy a andar con rodeos. 

La única razón por la que debes contemplar el outsourcing es porque puedes ganar más dinero con esa subcontratación que sin ella. 

Tienes que tener en cuenta que tu tiempo vale dinero, y si crees que hasta ahora estás empleando demasiado este recurso en tareas que no controlas y que te hacen malgastarlo, pásate al outsourcing.

Aun así, aunque parezca emocionante y un alivio subcontratar, no tiene sentido hacerlo si no es por motivos financieros.

Piensa en el outsourcing como una herramienta para impulsar tus ventas y ganar más beneficios.

Así que, cualquier subcontratación que hagas tendría que cumplir uno (o todos) de estos objetivos: aumentar las ganancias, los ingresos o el flujo de caja sin tener que contratar nuevos empleados.

 

Ahora te explico…

 

¿CÓMO SABER QUÉ TAREAS SE PUEDEN SUBCONTRATAR?

 

Antes de nada, analiza las tareas en las que empleas tu tiempo y dale a cada una las horas correspondientes. 

Para esto puedes utilizar cualquiera de las apps o plataformas online que te permiten monitorizar el tiempo que le dedicas a cada proyecto o actividad. Por ejemplo, Holded, que es una plataforma de gestión para pymes, también incluye el control del tiempo empleado por proyecto.

Una vez que mires el informe mensual, sabrás en qué áreas empleas más tiempo y te tocará decidir si te interesa realmente hacerlas tú o que te ayude alguien externo.

Por otro lado, una manera fácil de saber qué tareas son las que puedes externalizar es darse cuenta de en cuáles no eres tan bueno.

Darte cuenta de esto te traerá grandes beneficios, creeme. 

Si observas que tú o tu equipo no sois buenos desempeñando la parte contable, por ejemplo, podrás encargar esta tarea a una persona que sea experto en ella.

De esta forma, no tendrás que preocuparte de que haya errores o imprevistos.

Otra forma de externalizar tareas es a través de la economía de escala.

Por ejemplo, si eres emprendedor sin empleados y necesitas comenzar con campañas de marketing y publicidad pagada, es más rentable contratar una agencia experta en este campo para este proyecto en concreto, que tener en plantilla a una persona o a un equipo especialista a tiempo completo.

 

¿QUÉ TAREAS NO SE DEBEN SUBCONTRATAR?

 

Existe el riesgo de subcontratar servicios en exceso. Sí, esto también puede pasar.

Puede que se te vaya la mano delegando tanto que llegue el punto en el que te sientas perdido en tu propio negocio.

Piénsalo así: si puedes subcontratar todas las áreas de tu negocio… ¿qué te diferencia de tu competencia?

Si esto fuese así, tus competidores están a unos pocos clics de adelantarte por la derecha. No te conviene.

Debes saber qué funciones son las que solo tú puedes desempeñar porque esa es tu ventaja competitiva.

¿Qué hace que tu producto o servicio sea diferente del resto del mercado? ¿Qué define a tu negocio?

Cuando tengas claro cuáles son las partes de tu ventaja competitiva y cuáles no, hazte esta pregunta: ¿es esto algo que solo haría para ahorrar dinero?

También es importante preguntarse si quieres delegar esa tarea solo porque no te gusta.

En ocasiones hay actividades que necesitas aprender como empresario y que puede que no sean las más divertidas.

 

SUBCONTRATACIÓN DE SISTEMAS EMPRESARIALES

 

Hay procesos en las empresas, sobre todo si eres emprendedor, que no deberías manejar por tu cuenta.

La presentación de impuestos cada trimestre y cada año es una tarea que cada vez más empresas subcontratan a un contable o una empresa de outsourcing especializada en el tema.

Esto se debe a que este tipo de conocimiento fiscal es algo que solo es necesario pocas veces al año.

Por eso es mucho más rentable subcontratar este tipo de servicios que tener a una persona contratada todo el año para llevar a cabo esta tarea en concreto.

¿A quién recurrir para externalizar esta parte de tu empresa?

Es importante recurrir a una empresa que tenga experiencia en requisitos legales, que te de la confianza de que podrá atender estas áreas legales de tu empresa sin problema.

Dependiendo de tu situación, puedes tener en cuenta: 

  • Oficina online: el emprendimiento digital ha dejado constancia de que ya no es necesario un local a pie de calle para desempeñar tareas de este estilo. Tampoco es necesaria la presencia física para hacer llegar los documentos de tu empresa hasta la empresa que vas a subcontratar.
  • Especialización: si tu sector está tan especializado que necesitas de otra empresa para ciertas áreas como la de recursos humanos o la de administración, tendrás que tener en cuenta contratar a otras empresas especializadas en tu nicho que puedan comprender mejor tus necesidades únicas.
  • Experiencia: este es un requisito imprescindible para las empresas que se dedican a temas de impuestos y trámites legales. Busca para estos servicios empresas que sepan lo que hacen y que tengan referencias que respalden sus afirmaciones.
  • Finanzas y contabilidad. Esta es el área más subcontratada por las empresas, y lo hacen principalmente por la cantidad de tiempo que hay que dedicarle. Muchas empresas pequeñas subcontratan este tipo de trabajo y cada vez son más las que utilizan servicios en línea para llevarlas a cabo.

En Assesora ofrecemos este servicio, sin oficina física y con un sistema en la nube que nos permite acceder a la información y documentación de nuestros clientes de forma directa e inmediata. 

  • Recursos humanos. Esta área se está convirtiendo en una importante área de subcontratación. Si tienes una empresa pequeña sin muchos empleados pero tu previsión de crecimiento es exponencial e inminente, los recursos humanos pueden suponer un gasto enorme en términos de tiempo y dinero.  Considera la posibilidad de subcontratar esta área para que puedas centrar tu esfuerzo en el núcleo de tu negocio.

  • Existen otros tipos de subcontratación de sistemas empresariales, como el tecnológico o el jurídico, pero estas partes se dan por hecho si son empresas pequeñas de las que hablamos.

 

SUBCONTRATACIÓN DE TAREAS EMPRESARIALES AUXILIARES

 

Este tipo de tareas son aquellas que están en el día a día de tu negocio pero que no forman parte de tu ventaja competitiva.

En épocas con mucho volumen de trabajo puede ser buena idea subcontratarlas.

  • Tareas repetitivas.

Estas son las tareas que requieren de una mecánica automatizada y que cualquier otra persona puede hacer por ti. 

Tareas simples como ingresar datos, cálculos, formateos, pueden ser manejados por otras personas. 

Simplemente crea una hoja de ruta con los pasos a seguir para realizarlas y busca a alguien que lo haga por ti.

Este es un documento que podrás utilizar y actualizar de ahora en adelante.

  • Diseño y mantenimiento de sitios web

Si no te dedicas a este sector en concreto, no te recomiendo que hagas el mantenimiento de tu web tú mismo. 

Esto es algo que 100% otra empresa puede hacer mejor y de forma más rentable, por lo que es un claro ejemplo de economía de escala.

  • Creación de contenidos

Esta es un área de subcontratación cada vez más frecuente. 

La subcontratación del marketing de contenidos es ya parte de un 44% de las empresas españolas.

Se necesita tiempo y trabajo para promover contenidos que se vuelvan virales y que hagan de vendedores de tu marca 24/7, por eso es buena idea contratar profesionales experimentados para hacer el trabajo duro de escribir estos contenidos.

 

El éxito de subcontratar este tipo de servicios es tener ejemplos de contenidos ya creados para explicar exáctamente lo que buscas.

 

CONCLUSIÓN

 

Si está en tus planes ser un empresario de éxito, el outsourcing o subcontratación es una solución a considerar.

Estudia tu situación y tu caso particular para dar el paso a la subcontratación cuando sea necesario.

Lo que tienes que tener claro es que subcontratar las partes menos vitales de tu trabajo es una forma segura de aumentar tu eficiencia.

Teniendo en cuenta que delegar no significa desaparecer, debes estar presente en el trabajo que subcontratas para hacer las revisión pertinentes, sobre todo al inicio de cada alianza.

¿Eres de los que subcontrata cuando lo necesita? ¿O todavía eres de los que se resiste a recibir ayuda?

 

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