CÓMO MEJORAR LA ORGANIZACIÓN EN UNA EMPRESA

Herramienta para emprendedores y negocios que buscan facilitarse la vida.

 

Cuando hablamos de mejorar la organización en una empresa nos referimos a conseguir más eficiencia en todos los departamentos de gestión con los que cuenta esta. Hablamos de encontrar un sistema y/o herramientas que te permitan mejorar los resultados que estás teniendo, ya sea en forma de ahorro monetario, ahorro de tiempo o ambos a la vez.

Como asesoras, nos encontramos con dos tipos de clientes a la hora de organizarse:

Por un lado están los que lo tienen claro: el objetivo es optimizar las tareas para no malgastar tiempo y recursos.

Pero por otro lado están los que nunca dan el paso porque creen que estudiar, implantar y hacerse con una nueva herramienta les va a suponer un extra en tiempo y dinero.

Con el mantra por bandera de “más vale malo conocido que bueno por conocer” su futuro es la obsolescencia, sin duda.

Sus preguntas más habituales son: 

  • ¿Cuánto me va a costar (money, money) el nuevo programa?
  • ¿Cuánto tiempo nos va a llevar instaurar cada uno de los cambios?
  • ¿Cuánto vamos a tardar en saber manejar las nuevas aplicaciones?

Y nosotras les preguntamos: 

¿Cuánto dinero y tiempo estás perdiendo con herramientas que no están integradas entre sí?

Nos gustaría que reflexionaras sobre esto:

  • Si tienes trabajadores:
    ¿Tienes el pleno convencimiento de que sus tareas están optimizadas y no pierden tiempo en llevar a cabo labores duplicadas o mal integradas entre sí?

Por ejemplo, cuando el programa de nóminas no está integrado con el de contabilidad: una vez confeccionadas las nóminas, tendrías que ir al programa de contabilidad y nóminas en mano, hacer el asiento contable.

Imagina la posibilidad de hacer esas nóminas, hacer un clic y que ese asiento que era manual en contabilidad, se hiciera solo y de forma automática. 

Solo ahí te has evitado: 

-El error humano de despistarte y no contabilizar las nóminas.

-La impresión y el papel de las nóminas para hacer el asiento contable.

-El tiempo que ha perdido la persona encargada de esa labor.

  • Si quien maneja el cotarro eres tú sin ayuda de nadie:
    ¿Seguro que no podrías mejorar la ejecución de ninguna de esas tareas que haces día tras día y que te quita un tiempo increíble?

Por ejemplo, te solucionaría mucho la vida poder escanear las facturas y que el mismo programa te contabilizara ese gasto por sí solo. 

 

¿CÓMO SABER SI PUEDES OPTIMIZAR LA GESTIÓN DE TU NEGOCIO?

El primer síntoma de que tu empresa necesita una cura en organización es tener muchos programas no conectados entre sí.

Me explico.

Tienes un programa de contabilidad en el que haces asientos contables. Tienes un programa de facturación en el que haces facturas, pero esas facturas las debes contabilizar manualmente en ese programa de contabilidad del que hemos hablado antes. 

¿Sabes el tiempo y el dinero que ahorrarías si el programa de facturación fuera el mismo que el de contabilidad y te hiciera solito los asientos que correspondieran a esas facturas mensuales? 

No sé cómo no se te eriza el vello de la emoción leyendo esto.

Si te gusta la idea de la que te estamos hablando y no sabes ni por dónde empezar, toma nota, baby, que te vamos a dar una solución que te va a sorprender.

¿QUÉ ES HOLDED?

Es la solución a todos tus problemas de organización.

Holded es un Enterprise Resource Planning (ERP); vamos, para que nos entendamos: es un “sistema de planificación de recursos empresariales”. Viene a ser una misma aplicación desde la que puedes gestionar TODO.

Suena bien, ¿verdad? Pues espera, que no hemos acabado.

VENTAJAS DE HOLDED

Te vamos a dar algunos de los motivos por los que deberías plantearte hacerte con este sistema:

  • La mayor ventaja que vemos de todas es que podrás acceder desde cualquier ordenador.

    Todos los datos se guardan en una nube y se gestionan vía web.

¿Qué quiere decir eso?
En primer lugar, que si viajas, puedes hacerlo sin llevar tu equipo, porque solo necesitas un ordenador cualquiera, tu usuario y contraseña para tener acceso a la gestión de tu empresa sin necesidad de programas que ocupen espacio en tu disco duro.

Además, si tu ordenador decide que no quiere vivir más, no corres el riesgo de perder nada importante, como ha pasado muchas más veces de las deseadas en la historia de los ordenadores y los softwares de gestión. 

  • Podrás tener centralizados todos los departamentos
  • Facturación.
  • Contabilidad. 
  • Diseño de proyectos.
  • Inventario.
  • Confección de nóminas.
  • Gestión compartida con los clientes.
  • Conversión al día de divisas.
  • Envío de presupuestos.
  • Gestión de facturas proformas.
  • Informes de rendimiento de empleado.
  • Lector de facturas OCR.
  • Administración de servicios.
  • Facturas electrónicas.
  • Envío de emails.
  • Gestión de gastos.
  • Compatibilidad con Wolters Kluwer A3, Google Drive y Dropbox.
  • Integración con Stripe (plataforma de pago).
  • Es capaz de extraer la información a raíz de la captura de una factura y contabilizarla por ti. Siempre contando con tu visto bueno, por supuesto.
  • Holded se puede conectar a tu banco de forma segura y conciliar tus facturas con tus movimientos bancarios. En un solo clic podrás tener tus cuentas controladas.
  • Al tener la contabilidad y facturación conectadas, el mismo sistema será capaz de rellenar de forma automática algunos modelos trimestrales y anuales, los que podrás enviar de forma telemática desde la misma aplicación.
  • Te proveerán de plantillas modificables para tus documentos: correos electrónicos, facturas, etc.
  • Podrás hacer las remesas de forma sencilla seleccionando las facturas que quieres incluir.
  • Podrás automatizar el envío de facturas recurrentes solo señalándole un intervalo de emisión y serán editables en cualquier momento.
  • Podrás analizar tu negocio en cualquier momento en tiempo real a través de los gráficos que el mismo sistema va elaborando a raíz de la introducción de tus gastos e ingresos.

Te repetimos que esto es solo el inicio, la punta del iceberg. Holded tiene muchísima más chicha por detrás que no desvelaremos hoy porque es algo más complicado de entender. No haríamos justicia en un artículo de blog, para ello te pedimos que sigas leyendo y te plantees seriamente apuntarte al webinar de la aplicación.

Aunque si todavía necesitas más motivos para interesarte, te damos unos cuantos más.

BENEFICIOS POR IR DE NUESTRA PARTE

En Assessora nos encanta encontrar formas de facilitar la vida de nuestros clientes, no solo buscando nuevas herramientas como la que te traemos hoy, sino también ayudándote a implantarlas de la mejor forma posible.

Por un lado, queremos que sepas que Holded siempre te va a tratar muy bien, pero si vas de nuestra parte, lo hará un poquito mejor en forma de descuentos y ventajas extras.

Además, pone en vuestras manos la posibilidad de apuntarte al webinar que se imparte de forma cíclica cada primer y tercer martes del mes, en el que te mostrará las funcionalidades clave para que tu negocio suba al siguiente nivel. 

Uno de los puntos más importantes que te enseñarán en ese webinar es la contabilidad colaborativa con tu gestor o gestora. O lo que es lo mismo: cómo tener organizada toda la documentación para que tu gestoría acceda a ella sin posibilidad de extraviar nada por el camino.

Puedes optar por apuntarte a la prueba de 14 días gratuita, y si no cumple tus expectativas ni cubre tus necesidades, puedes cancelar la suscripción y aquí no ha pasado nada.

Si entras en los próximos días verás que además se encuentran en plena campaña de Black Friday con la que podrás disfrutar del 50% de descuento durante los primeros 6 meses de suscripción.

CONCLUSIÓN

Desde Assesora te animamos a que hagas un estudio de tu situación organizativa y detectes si el tiempo y el dinero que utilizas en gestionar tu negocio son los óptimos o si podrías mejorar esas marcas.

En caso de no saber ni por dónde empezar, te podemos ayudar nosotras: somos expertas en gestión de negocios y podemos hacer equipo. Seremos tus guías en un camino que ya hemos hecho muchas veces de ida y vuelta.

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